Vad ska en anbudsförfrågan för OVK innehålla? Kort sagt: en tydlig beskrivning av fastigheten och ventilationssystemet, exakt vad som ingår, hur anbudet ska prissättas och vilka datum som gäller. Saknas något av det får du offerter som ser olika ut och som inte går att jämföra, och då blir det pris, inte innehåll, som styr valet.
Guiden går igenom hur en förening kan lägga upp underlaget, utifrån hur det ser ut när en stor förening med 202 lägenheter i 11 hus faktiskt skrivit sin förfrågan. Du får en genomgång av upphandlingsform, omfattning, fastighetsbeskrivning och bilagor, en jämförelsetabell för anbuden och en lista över vad entreprenören behöver veta för att kunna lämna ett bra pris.
Innehåll
- Därför behöver du en tydlig anbudsförfrågan för OVK
- Vad ska en anbudsförfrågan för OVK innehålla?
- Beskriv omfattningen så att alla offererar samma sak
- Så beskriver du fastigheten och ventilationssystemet
- Vilken behörighet och vilket intervall gäller för din förening?
- Så jämför du anbuden när de kommer in
- Efter besiktningen: protokoll, intyg och anmärkningar
- Nästa steg: skicka förfrågan till Akono
Därför behöver du en tydlig anbudsförfrågan för OVK
Det är föreningen och styrelsen som ansvarar för att OVK görs. Det ansvaret går inte att skjuta över på de boende, och det gäller även när du anlitar en förvaltare för det praktiska. En bra anbudsförfrågan är därför ditt viktigaste verktyg för att få en besiktning som faktiskt blir gjord på rätt sätt.
Problemet med en kort offertförfrågan är att varje företag fyller i luckorna på sitt eget sätt. Ett anbud räknar med rengöring, ett annat bara med mätning, ett tredje glömmer injusteringen. Priserna ser då olika ut av skäl som inte syns på första sidan.
Många föreningar väljer att samla OVK, ventilationsrengöring och injustering i en och samma upphandling. Smutsiga kanaler är en vanlig anmärkning vid OVK, så det är praktiskt att rengöra och justera innan protokollet skrivs. Då slipper du en andra besiktning och ett andra besök i varje port.
Vad ska en anbudsförfrågan för OVK innehålla?
Den förening vi tänker på här byggde sin förfrågan som ett inbjudningsbrev följt av ett underlag med tydliga rubriker. Det är en bra mall att utgå från, oavsett om din förening är liten eller stor.
Inbjudningsbrevet ska säga när anbudet senast ska vara inne, hur länge det ska gälla (minst 30 dagar), vem som är kontaktperson för frågor och när du fattar tilldelningsbeslut. Datumen gör att alla anbudsgivare vet vad som gäller och att du slipper förseningar i din egen process.
Upphandlingsform och avtalsvillkor
I exemplet handlade det om totalentreprenad med fast pris utan indexreglering. Sidoanbud tilläts, men bara om avvikelserna redovisades och prissattes, så att styrelsen kunde jämföra dem mot huvudalternativet.
Som allmänna bestämmelser gällde ABT 06. Ange det uttryckligen, så att alla anbudsgivare räknar med samma ansvarsfördelning. Lägg också in hur fakturering ska ske och betalningsvillkor, till exempel 30 dagar.
Arbetsmiljöansvar och starttid
Föreningen skrev att entreprenören tar över byggherrens arbetsmiljöansvar som uppdragstagare enligt arbetsmiljölagen. Det är en mening i underlaget som sparar många frågor senare.
Ange också önskad starttid, och låt gärna entreprenören föreslå en annan om den passar bättre med deras planering. Det kan ge både bättre pris och färre krockar med årstiden.
Beskriv omfattningen så att alla offererar samma sak
Det här är avsnittet som avgör om anbuden går att jämföra. I exemplet var omfattningen formulerad som en kedja: rengöring av ventilationssystemet, dokumentation av felaktiga installationer och saknade eller förbyggda don under rensningen, injustering till godkända luftflöden och därefter ett godkänt OVK-protokoll.
Notera att åtgärder prissätts separat. Under rensningen hittar man ofta don som sitter fel, saknas eller är förbyggda. Genom att be om dokumentation och separat prissättning får du veta vad som behöver rättas till utan att priset för huvuduppdraget blir osäkert.
Skriv också vad slutresultatet ska vara. Ett godkänt OVK-protokoll är något annat än bara en genomförd mätning, och den skillnaden ska stå i förfrågan. Läs gärna mer om injustering av ventilation om du vill förstå vad det steget innebär innan du skriver omfattningen.
Så beskriver du fastigheten och ventilationssystemet
En entreprenör kan inte prissätta det den inte vet något om. Ju mer konkret du beskriver byggnaderna, desto färre förbehåll och osäkerhetspåslag får du i anbuden.
| Uppgift | Varför entreprenören behöver den |
|---|---|
| Antal lägenheter och lokaler | Styr tidsåtgång och pris per enhet |
| Ventilationssystem (S, F, FX, FTX) | Avgör metod och behörighet |
| Antal huskroppar och portar | Styr logistik och antal fläktar |
| Antal tvättstugor | Räknas in i omfattningen |
| Tidigare OVK-protokoll | Visar tidigare anmärkningar |
| Ritningar och instruktioner | Underlag för besiktningen |
| Parkering och tillgång till vind och tak | Påverkar arbetstid och utrustning |
Det är samma uppgifter som Akono behöver för att kunna lämna ett bra pris.
I exemplet angav föreningen antal lägenheter per storlek och vilka don som finns i varje: frånluftsdon eller spiskåpa i kök, bad, wc eller dusch, klädkammare och spaltventil ovanför fönster. Dessutom listades övriga utrymmen som tvättstugor och elrum. Systemet beskrevs som frånluft med samlingskanaler på vinden och en takfläkt per port.
Fastighetsritningarna bifogades som bilaga. Har du relationsritningar och skötselinstruktioner är det precis det underlag som funktionskontrollanten utgår från vid besiktningen. Finns inte ritningarna hos föreningen kan de ibland hittas i byggnadsnämndens arkiv.
Begär en kostnadsfri offert. Svar oftast inom en arbetsdag.
Vilken behörighet och vilket intervall gäller för din förening?
Skriv in i förfrågan vilket system du har, eftersom det styr både intervall och krav på behörighet. Flerbostadshus med FT- eller FTX-ventilation besiktigas vart 3:e år, och med S-, F- eller FX-ventilation vart 6:e år. Behörighet K krävs för till exempel flerbostadshus med FTX, medan N räcker för S-, F- och FX-system.
| System i flerbostadshus | Återkommande OVK | Behörighet |
|---|---|---|
| Självdrag (S) | Vart 6:e år | N |
| Mekanisk frånluft (F) | Vart 6:e år | N |
| Frånluft med värmeåtervinning (FX) | Vart 6:e år | N |
| Till- och frånluft (FT) | Vart 3:e år | K |
| FTX | Vart 3:e år | K |
Skolor, förskolor och vårdlokaler besiktigas vart 3:e år oavsett system.
Be anbudsgivarna ange vilken behörighet deras funktionskontrollant har och vem som utfärdat den. Behörigheten utfärdas av RISE eller Kiwa. Akonos funktionskontrollanter har behörighet K och kan besiktiga alla byggnader och system.
Görs besiktningen tidigare än intervallet räknas nästa från den faktiskt utförda. Har den inte gjorts i tid räknas nästa intervall från när den skulle ha gjorts. Det är värt att veta när du planerar tidpunkten i förfrågan, och om du vill läsa grunderna finns de i guiden Vad är OVK och vem måste ha det?
Så jämför du anbuden när de kommer in
När anbuden är inne är det lätt att luta sig mot slutsumman. Gör i stället en enkel jämförelse där varje rad motsvarar något du bad om i förfrågan. Då ser du direkt vad som saknas eller är prissatt på annat sätt.
Som riktmärke är ungefärliga priser för OVK 250 till 450 kr per lägenhet för brf med självdrag, 300 till 500 kr för mekanisk frånluft och 350 till 550 kr för FTX. Rengöring och injustering tillkommer när de ingår i upphandlingen. Ett anbud som ligger långt under eller över de nivåerna är en signal att ställa en följdfråga, inte att välja eller avvisa direkt. Exakt pris för din förening får du alltid i en offert, och mer om nivåerna finns på prissidan.
- Är anbudet giltigt minst 30 dagar?
- Är priset fast, utan indexreglering?
- Ingår rengöring, injustering och OVK-protokoll?
- Är åtgärder prissatta separat?
- Har funktionskontrollanten rätt behörighet?
- Gäller ABT 06 och arbetsmiljöansvaret?
- Är sidoanbud och avvikelser prissatta?
- Stämmer starttid och betalningsvillkor?
Efter besiktningen: protokoll, intyg och anmärkningar
Funktionskontrollanten för protokoll, lämnar ett exemplar till föreningen och skickar ett till byggnadsnämnden. Du får också ett intyg med datum, resultat och datum för nästa besiktning. Det ska sättas upp väl synligt, till exempel i entrén eller i varje trapphus. Spara protokollet, eftersom energiexperten som gör energideklarationen har nytta av det.
Om OVK inte görs kan byggnadsnämnden förelägga föreningen att utföra den. Visar besiktningen brister kan nämnden förelägga föreningen att rätta till dem, och bristerna ska åtgärdas snarast. Skriv därför in i förfrågan att anbudsgivaren ska kunna hjälpa till med åtgärderna, till exempel injustering, rengöring eller byte av fläkt. Läs mer om hur det går till på sidan om att åtgärda anmärkningar efter OVK.
Nästa steg: skicka förfrågan till Akono
När underlaget är klart är det dags att skicka ut det till tre eller fyra företag. Vi på Akono läser gärna igenom ditt utkast och säger om något saknas, och vi kan lämna offert på OVK, rengöring och injustering i en och samma förfrågan. Bostadsrättsföreningar, fastighetsägare och företag får alltid en egen offert.
Vi finns i Stockholm och Västra Götaland, med OVK-besiktning i Stockholm och i Västra Götaland. Du når oss på 020-123 900 vardagar 08:30 till 17:00 eller via kontaktsidan, och vi svarar oftast inom en arbetsdag.