Byta OVK-firma eller firman har gått i konkurs: så får du fram protokoll och underlag

Var finns OVK-protokollet när firman inte längre finns?

Protokollet ska aldrig bara ligga hos besiktningsfirman. Enligt 5 kap. 5 § plan- och byggförordningen ska den som gjort besiktningen lämna ett exemplar till byggnadens ägare, alltså föreningen, och skicka ett exemplar till byggnadsnämnden. En konkurs ändrar inget i det. Kopian hos kommunen finns kvar även när firman för länge sedan har slutat svara i telefon.

Föreningens eget exemplar kan också ligga på fler ställen än du tror. Pärmar byter ofta ägare i all hast efter ett årsmöte, och protokollet hamnar hos förvaltaren eller i en gammal mejlkorg. Boverket skriver i ett allmänt råd att ägaren bör göra protokollet tillgängligt för energiexperten som gör energideklarationen, så där finns ofta en kopia.

Så begär du ut protokoll och ritningar från kommunen

Ordningen nedan fungerar i de flesta kommuner. Du behöver ingen hjälp utifrån för att göra det.

1. Läs av intyget i trapphusetDär står när den senaste besiktningen gjordes och när nästa ska göras. Fotografera intyget så att du har uppgifterna kvar.
2. Kontakta byggnadsnämndenBe om det senaste OVK-protokollet för fastigheten, gärna även det föregående. Har föreningen flera huskroppar eller system, be om protokollen för samtliga.
3. Be om ventilationsritningarRelationsritningar kan finnas i byggnadsnämndens arkiv. De visar hur systemet var tänkt, och enligt Boverkets allmänna råd bör de vara underlaget för nästa besiktning.
4. Leta upp skötselinstruktionernaVid besiktningen kontrolleras enligt 5 kap. 2 och 3 §§ plan- och byggförordningen att instruktioner och skötselanvisningar finns lätt tillgängliga. Titta i fläktrummet och fråga förvaltaren.
5. Spara allt på ett ställeSkanna in protokoll och ritningar och lägg dem där nästa styrelse hittar dem. Då står föreningen inte på ruta ett inför nästa OVK.

Vad intyget i trapphuset kan berätta

Intyget är ofta den snabbaste ledtråden. Enligt 5 kap. 5 § plan- och byggförordningen ska det ange datum och resultat för besiktningen samt datum för nästa besiktning. Enligt 6 § ska föreningen sätta upp det på en väl synlig plats i byggnaden.

Boverkets allmänna råd (BFS 2012:7) säger att intyget också bör visa vem som gjorde kontrollen och med vilken behörighet. Det bör dessutom framgå om kontrollen gav anmärkningar och var protokollet finns. Den sista uppgiften är guld värd när firman är borta.

Står det att besiktningen gav anmärkningar men ingen i styrelsen vet vilka, är det bråttom att få fram protokollet. Ägaren ska enligt 5 kap. 7 § åtgärda brister snarast möjligt, och byggnadsnämnden kan förelägga föreningen att rätta till dem. Hur du tolkar resten av dokumentet går vi igenom i guiden om hur du läser OVK-protokollet.

Därför behöver nästa besiktningsman det gamla protokollet

Vid en återkommande besiktning jämförs systemet med de krav som gällde när det togs i bruk, enligt 5 kap. 3 § plan- och byggförordningen. Då behövs de projekterade luftflödena. Saknas ritningarna är det gamla OVK-protokollet ofta det enda stället där de står.

I en förening i Upplands Väsby med ett 60-tal lägenheter och FTX med lägenhetsaggregat hämtade vi de projekterade värdena från ett tidigare OVK-protokoll när hela huset skulle injusteras. I ett hus på Kungsholmen med ett 40-tal lägenheter och frånluft med takfläktar saknades projekterade flöden helt. De fick tas från föregående protokoll.

Protokollet visar också vad som var fel förra gången. I en FTX-förening i Nacka med ett 60-tal lägenheter fanns flera av bristerna, bland annat trasiga vred i kökskåpor och fel don på tilluftskanaler, redan i en tidigare besiktningsmans OVK från 2019. Vet du vad som stod där kan du åtgärda det i god tid och slippa samma anmärkning en gång till.

Datumen spelar också in. Enligt 3 § i Boverkets föreskrifter (BFS 2011:16) räknas nästa intervall från den senast utförda besiktningen om den gjordes tidigare än nödvändigt. Blev den försenad räknas intervallet i stället från när den skulle ha gjorts, så en sen besiktning flyttar inte fram nästa.

Byta OVK-firma: det här ska den nya firman få

Den nya funktionskontrollanten behöver rätt behörighet för ditt system. Behörighet N räcker för byggnader med S-, F- och FX-ventilation, medan ett flerbostadshus med FT eller FTX kräver behörighet K. Behörigheten utfärdas av RISE eller Kiwa, och i guiden om behöriga besiktningsmän visar vi hur du kontrollerar den.

• Senaste OVK-protokollet, gärna även det föregående
• Foto eller kopia av intyget som sitter uppe
• Relationsritningar för ventilationen
• Drift- och skötselinstruktioner och driftkort för fläktar
• Åtgärder som gjorts sedan förra besiktningen
• Lokaler och utrymmen som har egna system
• Renoveringar i lägenheter som rört ventilationen

Ge sedan den nya firman allt du har, även om det är ofullständigt. Ju mer underlag kontrollanten har, desto bättre blir jämförelsen med hur systemet var tänkt.

Tänk också på tillträdet. Har huset lokaler med egna system, se till att verksamheterna släpper in besiktningsmannen samma dag som bostäderna besiktigas. Annars blir det ett extra besök som föreningen får boka och betala separat.

Om protokollet inte går att få fram alls

Ibland finns inget användbart att hämta. Protokollet kan vara så tunt att det inte framgår vilka lägenheter som har fel, eller så saknas ritningarna i arkivet. Då är en ny besiktning ofta det rakaste sättet att få ordning.

I en förening i Bromma med ett tiotal lägenheter och självdrag hade OVK:n 2022 gett nedslag i nästan alla lägenheter, och den tidigare besiktningsfirman hade gått i konkurs. Vi gjorde en ny besiktning 2024 med ett tydligt avvikelseprotokoll per lägenhet. Det visade att fyra av tio lägenheter inte hade några fel alls. I de övriga fanns konkreta brister, som felaktiga don och en övertapetserad kanal i ett vardagsrum.

Med en sådan lista vet varje medlem exakt vad som ska göras hemma. Föreningen fick godkänt vid ombesiktningen i december 2025.

Enligt Boverkets allmänna råd bör det framgå av protokollet om ritningar och skötselinstruktioner finns. Stämmer systemet inte med ritningarna bör kontrollanten uppmana dig att ta fram korrekta handlingar. Själva mätningen ger ändå en tydlig bild av läget. Först mäts totalflödena och sedan flödena i huvudkanaler och don.

Behöver din förening ett nytt protokoll? Så hjälper Akono till

Har du fått fram protokollet och anmärkningarna är tydliga kan du oftast gå direkt på åtgärderna. Saknas det, eller är det för vagt för att gå att använda, brukar en ny OVK vara det enklaste sättet att komma vidare.

Hos oss görs besiktningen av funktionskontrollanter med K-behörighet, som räcker för alla byggnader och system, så samma kontrollant kan ta både lägenheter och lokaler. En förening med självdrag ligger på ungefär 250 till 450 kr per lägenhet och en med FTX på 350 till 550 kr. Har huset mekanisk frånluft hamnar priset kring 300 till 500 kr per lägenhet. Kontor och lokaler offereras, och din förening får alltid en egen offert.

Vi går igenom de protokoll och ritningar du har hittat innan besiktningen. Efteråt kan vi hjälpa till att åtgärda anmärkningarna. Vi arbetar i hela Stockholms län och Västra Götaland, läs mer om OVK-besiktning i Stockholm och OVK-besiktning i Västra Götaland. Kontakta oss så får du oftast svar inom en arbetsdag.